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Vertrauen und Datenschutz

Datenschutz steckt in der Architektur. Nicht in einem Häkchen.

Vereine vertrauen Vereinsmanager Daten von Kindern, Familien und Ehrenamtlichen an. Hier steht, wie die Plattform sie schützt – sachlich und so, wie es heute im Code steht.

60 Tage kostenlos testen Datenschutzerklärung
  • Hosting in Deutschland
  • Werbefrei, kein Tracking
  • Getrennt je Verein
Ein Vater und sein Sohn jubeln zu Hause, der Junge hält einen Ball in die Höhe
Einwilligungen einer Person, etwa für Fotos, je Kanal mit Datum
Bildschirmfoto aus einem Beispielverein: Einwilligungen einer Person je Kanal mit Datum.

Auf einen Blick

Sechs Dinge, auf die Sie sich verlassen können

  • Server in Deutschland

    Ein eigener Server in einem Rechenzentrum in Deutschland, nur verschlüsselt erreichbar.

  • Getrennt je Verein

    Zeilensicherheit in der Datenbank: Jede Abfrage sieht nur die Daten eines Vereins.

  • Kinder über ihre Eltern

    Eine heute gültige Sorgeberechtigung mit einzelnen Rechten – sehen, zusagen, einwilligen, zahlen, verwalten.

  • Zwei Personen bei Geld

    Storno, Teilnahmesperre und Mandatsexport gibt eine zweite Person frei.

  • Alles im Protokoll

    Jeder ändernde Vorgang – auch der abgelehnte – in einem Protokoll, das nur wächst.

  • Ihre Daten bleiben Ihre

    Vollständiger Export und Datenauskunft je Person, jederzeit.

  • Zugänge der Verwaltung mit Personas und Rechten je Bereich und Umfang

    Rechte

    Jedes Konto sieht nur seinen Teil

    Personas und Rechte je Bereich, auf Wunsch nur für eine Abteilung – mit Vorschau, was ein Konto sieht.

  • Protokoll mit Zeitpunkt, Person, Aktion, Ziel und Ergebnis – unveränderlich

    Protokoll

    Ein Protokoll, das nur wächst

    Zeitpunkt, Person, Aktion, Ziel und Ergebnis – auch abgelehnte Vorgänge.

In der Architektur

Schutz, der nicht von einem Häkchen abhängt

Die wichtigsten Regeln stehen nicht in einer Einstellung, sondern in Datenbank und Server – sie gelten für jeden Verein, immer.

  • Wo Ihre Daten liegen

    • Server in Deutschland. Vereinsmanager läuft auf einem eigenen Server in einem Rechenzentrum in Deutschland.
    • Nur verschlüsselt erreichbar. Jede Verbindung läuft über HTTPS; der Browser merkt sich, die Seite nur verschlüsselt aufzurufen.
    • Tägliche Sicherung. Die Datenbank wird jede Nacht gesichert, die Wiederherstellung wird regelmäßig getestet.

  • Getrennt je Verein

    • Zeilensicherheit in der Datenbank. Jede Tabelle mit Vereinsdaten ist mit Row Level Security geschützt, und jede Abfrage läuft im Kontext genau eines Vereins.
    • Der Verein kommt aus der Anmeldung. Welcher Verein gemeint ist, ergibt sich aus der Sitzung – nie aus dem, was ein Browser mitschickt. Fremde und nicht vorhandene Datensätze sehen gleich aus.
    • Support nur mit Ihrer Freigabe. Die Plattform-Administration arbeitet in den Daten eines Vereins nur mit dessen Freigabe und nur im freigegebenen Zeitfenster; jede Anfrage darin steht im Protokoll des Vereins.

  • Wer was sieht und darf

    • Rechte je Bereich. Drei Stufen – lesen, bearbeiten, einrichten –, auf Wunsch nur für eine Abteilung oder Gruppe. Geprüft wird auf dem Server, bei jeder Anfrage.
    • Vier Augen bei Finanzrechten. Mit der Vier-Augen-Regel braucht es für mehr Rechte in Finanzen und Auszahlungen die Freigabe einer zweiten Person der Verwaltung.
    • Anmeldung mit zweitem Faktor. Konten der Verwaltung lassen sich zusätzlich mit einem Code aus einer Authenticator-App schützen. Passwörter liegen nur als Abdruck vor, Fehlversuche bremsen jede weitere Anmeldung.

  • Nachvollziehbar

    • Ein Protokoll, das nur wächst. Jeder ändernde Vorgang steht im Protokoll – auch der abgelehnte. Die Datenbank lässt Einträge weder ändern noch löschen; aufgeräumt wird nur nach der festgelegten Aufbewahrungsfrist.
    • Exporte hinterlassen eine Spur. Der vollständige Export, Tabellen, Buchhaltungsdaten und Berichte als CSV oder PDF stehen beim Herunterladen im Protokoll.

Kinder und Familien

Gebaut für Daten von Kindern und Familien

Eltern handeln für ihre Kinder, Einwilligungen gelten einzeln, und besondere Daten bekommen besondere Regeln.

  • Kinder und Sorgeberechtigung

    • Eltern handeln über eine gültige Sorgeberechtigung. Daten eines Kindes sieht ein Erwachsener nur über eine heute gültige Sorgeberechtigung mit dem passenden Recht: sehen, zusagen, einwilligen, zahlen oder verwalten.
    • Zugänge für Kinder unter Aufsicht der Eltern. Den Kinderzugang ab einem vom Verein gewählten Alter richtet ein Elternteil ein. Jugendliche ab der Altersgrenze des Vereins können selbst einen Zugang anfordern – die Eltern werden informiert und können ihn pausieren. Zahlungen, Verträge und Einwilligungen bleiben grundsätzlich bei den Eltern.
    • Ruhe in der Nacht, Kopie an die Eltern. Mitteilungen an Kinder und Jugendliche warten nachts bis 7 Uhr. Direktnachrichten zwischen Leitungen und Jugendlichen gehen immer in Kopie an die Eltern.

  • Einwilligungen je Kanal

    • Einzeln, mit Datum, widerrufbar. Fotos im Verein, auf der Website und in sozialen Medien, Newsletter, Ehrungen auf der Website: jede Einwilligung einzeln – mit Datum, erklärender Person und Textfassung. Für Kinder erklären sie Eltern mit dem Recht „einwilligen“.
    • Profilbilder mit Bedacht. Leitungen sehen das Profilbild einer Person nur mit deren Einwilligung.

  • Besondere Daten

    • Notfallhinweis nur mit Einwilligung. Angaben für den Notfall sind Gesundheitsdaten: gespeichert nur mit ausdrücklicher Einwilligung und verschlüsselt. Sehen dürfen sie nur Leitungen, die die Eltern freigegeben haben, und nur an Tagen mit Termin; ein Widerruf löscht den Hinweis.
    • Körperdaten erst nach Abschätzung. Körperdaten sowie Belastung und Befinden in der Leistungsentwicklung erst, wenn der Verein eine Datenschutz-Folgenabschätzung bestätigt hat, und nur mit ausdrücklicher Einwilligung.

Bankdaten und Geld

Bei Geld zählen zwei Personen

Bankdaten sind verschlüsselt, und Schritte, die Geld oder Bankdaten betreffen, brauchen eine zweite Person.

  • IBAN verschlüsselt

    • Nie im Klartext. Die IBAN eines Mitglieds liegt nur verschlüsselt (AES-256-GCM) in der Datenbank und erscheint in der Oberfläche nur maskiert. Entschlüsselt wird sie nur beim Erzeugen der Bankdateien.
    • Geld direkt an den Verein. Beiträge gehen per SEPA-Datei aus dem Onlinebanking des Vereins direkt auf sein Konto; Online-Zahlungen laufen über das eigene Konto des Vereins bei Stripe, Mollie oder PayPal.

  • Zwei-Personen-Freigaben

    • Storno, Sperre, Mandatsexport. Den Storno eines Beitragslaufs, eine Teilnahmesperre im Mahnwesen und den Export der Mandate mit IBAN gibt eine zweite Person frei – nicht die, die sie angestoßen hat.
    • Übergabe von Kasse und Vorsitz. Wechseln Kasse oder Vorsitz, braucht die Übergabe zwei Freigaben von zwei verschiedenen Konten.

Künstliche Intelligenz

KI nur mit Zustimmung Ihres Vereins

Kein KI-Modell sieht Ihre Daten, solange Ihr Verein nicht ausdrücklich zugestimmt hat – und auch dann nur, was für die Aufgabe nötig ist.

  • Von Haus aus aus

    • Drei Funktionen, alle ausgeschaltet. Vorschläge zur Spaltenzuordnung beim Import, Textentwürfe im Sponsoring und Entwürfe für Leistungsberichte können ein KI-Modell der Anthropic PBC (USA) nutzen. Sie laufen nur, wenn die Plattform sie eingerichtet und Ihr Verein zugestimmt hat, und nur auf Knopfdruck; die Zustimmung lässt sich jederzeit zurücknehmen.

  • Was hinausgeht

    • Nur das Nötige. Beim Import nur Spaltenüberschriften und anonymisierte Formmuster – nie Namen, Adressen oder Bankdaten. Für Leistungsberichte keine Namen, kein Geburtsdatum, keine Gesundheitsdaten. Jeden Entwurf prüft ein Mensch, und jede beurteilte Person kann der KI-Hilfe für ihre Berichte widersprechen – auch wenn der Verein zugestimmt hat.

Ihre Daten

Ihre Daten bleiben Ihre

Export, Auskunft und Fristen sind eingebaut – nicht auf Anfrage beim Anbieter.

  • Export und Auskunft

    • Vollständiger Export, jederzeit. Alle Daten des Vereins als JSON mit Beschreibung jeder Spalte und als CSV je Tabelle. Bankdaten gibt es nur über einen eigenen Export mit Zwei-Personen-Freigabe.
    • Datenauskunft je Person. Die Verwaltung erstellt eine Datenauskunft nach Art. 15 DSGVO je Person; Mitglieder laden in der Vereins-App selbst herunter, was über sie und ihre Kinder gespeichert ist.
    • Fristen räumen auf. Was nicht mehr gebraucht wird, löschen feste Fristen – etwa einen Notfallhinweis, wenn die Person seit sechs Monaten keiner Gruppe mehr angehört.

  • Werbefrei, ohne Tracking

    • Keine Werbung, kein Datenhandel. Keine Werbung, keine Weitergabe und kein Verkauf von Daten. Vereinsmanager finanziert sich über den Preis, den Vereine zahlen.
    • Diese Website ohne Cookies. Die öffentlichen Seiten setzen keine Cookies, nutzen kein Analysewerkzeug und laden nichts von fremden Servern – auch keine Schriften.

Dienstleister

Wer außer uns Daten verarbeitet – und wann

Je nach Nutzung arbeiten diese Dienste mit. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung.

  • E-Mails der PlattformMicrosoft 365immer, wenn die Plattform eine E-Mail verschickt; ein Verein kann auch seinen eigenen Mailserver einstellen
  • KI-FunktionenAnthropic PBC (USA)nur mit Zustimmung des Vereins und auf Knopfdruck
  • Fortgeschrittene Signaturfirma.dev, Verarbeitung in der EUnur mit gebuchtem Zusatzpaket, wenn der Verein es eingeschaltet hat
  • Wallet-PässeGoogle Wallet und Apple Walletnur für Pässe, die jemand in sein Wallet legt
  • Mitteilungen aufs Handyder Push-Dienst des jeweiligen Browsersverschlüsselt, nur wenn jemand Mitteilungen eingeschaltet hat
  • Online-Zahlung und BuchhaltungStripe, Mollie, PayPal, lexoffice, sevdesknur über das eigene Konto des Vereins, wenn er den Dienst eingerichtet hat

Zur Datenschutzerklärung

Häufige Fragen

Was Vorstände zum Datenschutz wissen wollen

Wer ist für die Daten unserer Mitglieder verantwortlich?

Ihr Verein. Für die Daten, die ein Verein in Vereinsmanager verwaltet, ist er selbst verantwortlich; die Plattform verarbeitet sie in seinem Auftrag.

Kann jemand von der Plattform unsere Daten einsehen?

Nur mit Ihrer Freigabe und nur im freigegebenen Zeitfenster. Jede Anfrage im Support steht im Protokoll Ihres Vereins.

Was passiert mit Gesundheitsangaben?

Ein Notfallhinweis wird nur mit ausdrücklicher Einwilligung gespeichert, verschlüsselt, und nur freigegebene Leitungen sehen ihn an Tagen mit Termin. Die Kursanmeldung fragt bewusst keine Gesundheitsdaten ab.

Wie beantworten wir eine Auskunftsanfrage?

Mit der Datenauskunft je Person in der Verwaltung. Mitglieder können ihre Daten auch selbst in der Vereins-App herunterladen.

Werden Daten für Werbung genutzt?

Nein. Keine Werbung, keine Weitergabe, kein Verkauf von Daten – auch nicht anonymisiert.

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Datenschutz im Vereinsalltag

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