Lösung · Übergabe mit Assistent
Geht das Wissen mit dem Amt? Übergabe mit Assistent.
Ämter mit Amtszeit, Dokumente im Ordner des Amts und Rechte je Bereich. Der Übergabe-Assistent gibt den Ordner an die Nachfolge weiter – freigegeben von einer zweiten Person.
Kennen Sie das?
Das Wissen geht mit dem Amt
Beim Vorstandswechsel liegen Unterlagen auf privaten Rechnern, Zugänge sind unklar, und vieles muss neu erfragt werden.
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Der USB-Stick der Vorgängerin
Satzung, Protokolle und Verträge liegen auf einem privaten Rechner. Nach der Wahl beginnt die Suche.
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Wer hat noch Zugang?
Der alte Kassenwart kann noch auf die Mitgliederliste zugreifen, die neue Kassenwartin noch nicht.
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Was gehört eigentlich zum Amt?
Offene Rücklastschriften, laufende Verträge, wiederkehrende Fristen – vieles steht nirgends und muss neu erfragt werden.
Warum das wehtut
Es kostet mehr als nur Zeit.
Im Ehrenamt ist jede Stunde, die in Listen und Nachfragen geht, eine Stunde weniger für den Verein.
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Zeit
Lange Einarbeitung
Wer neu im Amt ist, baut erst einmal nach, was schon einmal da war.
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Fehler
Lücken bei Fristen und Geld
Offene Vorgänge fallen beim Wechsel durch – mit Folgen für Kasse und Verein.
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Ehrenamt
Niemand will übernehmen
Wer sieht, wie chaotisch eine Übergabe ist, sagt beim nächsten Mal lieber ab.
Vorher – nachher
Von „Das Wissen geht mit dem Amt“ zu „Übergabe mit Assistent“
Heute
- Unterlagen auf privaten Rechnern
- Zugänge unklar
- Übergabe im Gespräch
- Offene Vorgänge im Kopf
Mit Vereinsmanager
- Amtsordner unter „Dokumente“
- Rechte je Bereich, passend zu den Ämtern
- Übergabe-Assistent mit Checkliste je Amt
- Übergabeprotokoll zum Ausdrucken
Beim Abschluss wechseln die Amtszeiten zum Stichtag; Amtsordner und offene Anfragen an das Amt gehen an die Nachfolge.
So funktioniert es
So lösen Sie das mit Vereinsmanager
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Ämter mit Amtszeit
Vorgeschlagene Ämter je Vereinsart und eigene Ämter, die der Verein selbst anlegt. Endet eine Amtszeit bald, erinnert das Cockpit daran.
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Übergabe vorbereiten
Nachfolge und Stichtag wählen. Die Checkliste hängt vom Amt ab – bei der Kasse etwa offene Rücklastschriften und laufende Beitragsläufe.
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Freigeben – bei Geld doppelt
Die neue Person nimmt an, dann wird freigegeben. Bei Kasse und Vorsitz ist eine zweite Freigabe durch ein anderes Konto nötig.
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Abschließen und festhalten
Amtsordner und offene Anfragen gehen an die Nachfolge, die Seite schlägt passende Zugänge vor. Jeder Schritt steht im Protokoll, das Übergabeprotokoll ist druckfertig.
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Übergabe
Checkliste je Amt
Bisher, neu, Stichtag und was noch zu tun ist – bei der Kasse etwa offene Rücklastschriften.
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Zugänge
Rechte passend zum Amt
Personas wie „Vorstand (Einblick)“ oder „Geschäftsstelle“ statt Rechte auf Zuruf.
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Ämter
Übergabe-Assistent
Checkliste je Amt, Annahme, Freigabe und Abschluss – Schritt für Schritt.
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Dokumente
Amtsordner mit Versionen
Satzung, Protokolle und Vorlagen im Ordner des Amts; ältere Fassungen bleiben erhalten.
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Rechte
Zugänge passend zu den Ämtern
Vorschläge, welche Konten eine Rollenvorlage bekommen oder abgeben – nichts geschieht automatisch.
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Protokoll
Jeder Schritt nachvollziehbar
Freigaben, Abschluss und Abbruch stehen im Protokoll des Vereins.
Die Funktionen dahinter
Diese Bereiche tragen die Lösung
Jeder Bereich mit seinem Paket – was Ihr Verein nicht braucht, schalten Sie ab.
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Mitglieder & Struktur
Mitgliedsakte mit Familie, Abteilungen und Gruppen, Ämter mit Übergabe, Rechte je Bereich und der digitale Mitgliedsausweis.
Basis
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Kommunikation
Ankündigungen, Helferschichten, Aufgaben, interner Austausch, Dokumente, Briefe und eigene Absenderadresse.
Basis
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Cockpit & Auswertungen
Der Stand des Vereins auf einen Blick und fertige Berichte, auch als E-Mail-Abo.
Basis
Für wen
Wem das im Verein hilft
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Vorstand
Der aktuelle Stand auf einen Blick.
Cockpit mit Kennzahlen, fertige Berichte als Abo, Ämter mit Übergabe und ein interner Austausch für den Vorstand.
Mehr für Vorstand -
Kasse
Den Beitragslauf prüfen statt abtippen.
Vorschau mit Summe und Auffälligkeiten, Vorabankündigung per E-Mail, SEPA-Datei für die Bank, Spenden und Export fürs Steuerbüro.
Mehr für Kasse -
Abteilungsleitung
Eine Liste, die stimmt.
Mitglieder, Gruppen und Termine der eigenen Abteilung – mit Rechten nur für diesen Ausschnitt und Berichten je Gruppe.
Mehr für Abteilungsleitung
Häufige Fragen
Fragen zu „Übergabe mit Assistent“
Was geht bei der Übergabe mit?
Der Amtsordner unter „Dokumente“ und offene Anfragen an das Amt. Die Amtszeiten wechseln zum Stichtag, die bisherige Person hat das Amt bis zum Vortag.
Bekommt die Nachfolge automatisch alle Rechte?
Nein. Die Seite schlägt vor, Konten mit derselben E-Mail-Adresse eine Rollenvorlage zu geben oder zu entziehen. Sie entscheiden – nichts geschieht automatisch.
Kann man eine Übergabe rückgängig machen?
Eine abgeschlossene Übergabe nicht – dafür gibt es eine neue Übergabe. „Abbrechen“ vor dem Abschluss lässt das Amt bei der bisherigen Person.
Können wir eigene Ämter anlegen?
Ja, etwa für die Presse oder einen Beisitz. Eigene Ämter funktionieren wie die festen: mit Übergabe, Amtsordner und Zuständigkeit für Anfragen.
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