Datenschutzerklärung

Entwurf – vor Veröffentlichung rechtlich prüfen lassen. Dieser Text beschreibt sachlich, was diese Website, das Anfrageformular und die Plattform technisch tun. Er ersetzt keine anwaltliche Prüfung; die Angaben zum Verantwortlichen werden vor dem Livegang eingetragen, offene Rechtsfragen sind mit „[vor Livegang prüfen]“ markiert.

1. Verantwortlicher

[Anbieter – vor Livegang eintragen]
[Anbieter – vor Livegang eintragen]
[Anbieter – vor Livegang eintragen]
E-Mail: [Anbieter – vor Livegang eintragen]
Kontakt für Datenschutzfragen: [Anbieter – vor Livegang eintragen]

2. Diese Website (vereinsmanager.online)

Die öffentlichen Seiten – Startseite, Impressum und diese Datenschutzerklärung – setzen keine Cookies, verwenden kein Tracking und keine Analysewerkzeuge und laden keine Inhalte von fremden Servern: Schriften, Grafiken und Skripte werden von unserem eigenen Server ausgeliefert. Es gibt keine eingebetteten Videos, Karten oder Social-Media-Knöpfe.

Beim Aufruf verarbeitet der Webserver technisch notwendige Angaben (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browserkennung), um die Seite auszuliefern und gegen Missbrauch zu schützen, etwa durch eine Begrenzung zu vieler Anfragen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). [vor Livegang prüfen]: Speicherdauer der Server-Protokolle.

3. Hosting

Die Anwendung läuft auf einem eigenen Server in einem Rechenzentrum in Deutschland (Betreiber: [Anbieter – vor Livegang eintragen]). Die Verbindung ist per TLS verschlüsselt. [vor Livegang prüfen]: Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Rechenzentrumsbetreiber.

4. Anfrageformular „60 Tage testen“

Wenn Sie das Formular absenden, speichern wir Ihre Angaben: Name des Vereins, Ansprechperson, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, Vereinsgröße, Vereinsart, Sparten oder Abteilungen, heutige Lösung, Ihren Wunsch (Testzugang, Vorführung oder Rückruf), Ihre Nachricht sowie den Zeitpunkt Ihrer Anfrage und Ihrer Bestätigung dieses Hinweises.

Zweck ist ausschließlich, Ihre Anfrage zu beantworten und – falls gewünscht – einen Testzugang einzurichten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Vertrags). Wir schicken Ihnen eine Eingangsbestätigung per E-Mail und benachrichtigen die zuständigen Personen der Plattform-Administration. Die Angaben werden nicht an Dritte weitergegeben und nicht für Werbung genutzt.

Löschung: Die Angaben werden gelöscht, sobald die Anfrage abgeschlossen ist und kein Vertrag zustande kommt, oder jederzeit auf Ihre Anfrage hin – soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. [vor Livegang prüfen]: konkrete Frist.

5. E-Mail-Versand (Microsoft 365)

Bestätigungs- und Benachrichtigungsmails der Plattform (Absender info@vereinsmanager.online) verschickt unser Server über die Schnittstelle Microsoft Graph aus einem Postfach bei Microsoft 365. Dabei verarbeitet Microsoft Empfängeradresse, Betreff und Inhalt der Mail. Ein Verein kann stattdessen seinen eigenen Mailserver oder sein eigenes Microsoft-365-Postfach einstellen; dann laufen seine Mails darüber. [vor Livegang prüfen]: Vertragspartner bei Microsoft, Ort der Verarbeitung, Drittlandbezug und Rechtsgrundlage der Übermittlung, Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

6. Die Vereinsplattform selbst

Für die Daten, die Vereine in Vereinsmanager verwalten (Mitglieder, Familien, Beiträge, Termine), ist der jeweilige Verein verantwortlich; wir verarbeiten sie in seinem Auftrag nach Art. 28 DSGVO. Welche Daten ein Verein speichert und wie lange, erfahren Mitglieder bei ihrem Verein.

7. KI-Funktionen (Anthropic)

Zwei Funktionen nutzen ein KI-Modell der Anthropic PBC (USA). Beide sind von Haus aus ausgeschaltet: Sie laufen nur, wenn die Plattform sie eingerichtet und der Verein ausdrücklich zugestimmt hat, und es geht nur auf Knopfdruck einer berechtigten Person etwas hinaus – nie automatisch im Hintergrund.

• KI-Vorschläge beim Import: Für Spalten einer Mitgliederliste, die nicht von selbst zugeordnet werden können, gehen nur die Spaltenüberschrift, bis zu fünf anonymisierte Formmuster der Werte (etwa „99.99.9999“ für ein Datum oder „Aa Aa“ für zwei Wörter), die erkannte Wertart und die möglichen Zielfelder hinaus. Nie übermittelt werden Namen, Adressen, Geburtsdaten, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Bankverbindungen, Name oder Kennung des Vereins und der Dateiname.
• KI-Hilfe beim Sponsoring: Für einen Textentwurf (etwa ein Anschreiben an ein Unternehmen) gehen das Vereinsbild (Sparten, ungefähre Mitgliederzahl, Ort und Bundesland, ein vom Verein geschriebener Kurztext), Angaben zum Angebot (Pakete, Werbeflächen, Preise, Laufzeiten, Anzahl erbrachter Leistungen), Branche und Größe des Unternehmens – dessen Namen nur auf ausdrücklichen Wunsch – sowie die eingegebenen Stichworte hinaus. Was gesendet wird, zeigt die Vorschau vorher. Nie übermittelt werden Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern von Ansprechpartnern, Mitgliederdaten, Rechnungs- und Bankdaten und interne Notizen; E-Mail-Adressen, Telefonnummern und IBANs werden aus Freitext vor dem Senden entfernt.

Den Entwurf bzw. die Vorschläge speichern wir nicht; festgehalten werden nur Art, Zeichenzahl, Modell und Tokenzahl je Anfrage sowie jedes Ein- und Ausschalten der Zustimmung. Empfänger ist die Anthropic PBC, USA. [vor Livegang prüfen]: Rechtsgrundlage, Drittlandübermittlung (Grundlage der Übermittlung in die USA) und Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Data Processing Addendum).

8. SMS bei kurzfristigen Absagen (optional)

Ist ein SMS-Versand eingerichtet und hat der Verein ihn eingeschaltet, kann bei einer kurzfristigen Absage oder Verlegung eine SMS an volljährige Personen gehen, die dafür in der Vereins-App selbst eingewilligt und ihre Mobilnummer angegeben haben – nur, wenn sie per App oder E-Mail nicht erreichbar sind oder ausdrücklich SMS gewählt haben. Übermittelt werden die Mobilnummer und ein kurzer Text (Verein, Gruppe, Termin, Link), kein Grund der Absage und keine Namen von Kindern. Die Einwilligung lässt sich in der App jederzeit widerrufen. [vor Livegang prüfen]: SMS-Anbieter (Name, Sitz, Ort der Verarbeitung), Rechtsgrundlage und Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

9. Weitere Dienste je nach Nutzung

Mit eigenem Konto des Vereins: Online-Zahlung (Stripe, Mollie, PayPal) und Buchhaltungsprogramme (lexoffice, sevdesk). Daten gehen dorthin nur, wenn der Verein den Dienst eingerichtet hat und die Funktion genutzt wird.

Über Zugänge der Plattform: Karten in Google Wallet (Google erhält die Angaben auf der Karte, etwa Name, Verein, Zeitraum und Code) und Apple Wallet (Apple erhält für Aktualisierungen nur eine Gerätekennung); Push-Mitteilungen der Vereins-App laufen verschlüsselt über den Push-Dienst des jeweiligen Browsers bzw. Betriebssystems. [vor Livegang prüfen]: Rollen (eigene Verantwortung des Vereins oder Auftragsverarbeitung), Drittlandbezug und Darstellung in dieser Erklärung.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15 bis 21 DSGVO) sowie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Eine formlose Nachricht an [Anbieter – vor Livegang eintragen] genügt.

Stand: Oktober 2026