Lösung · Ein Datenstand für alles
Dieselben Daten in fünf Listen? Ein Datenstand für alles.
Ein Mitglied wird einmal angelegt und steht danach in seiner Gruppe, im Beitragslauf und in der Vereins-App. Wer einer Abteilung beitritt, bekommt den passenden Beitrag samt Familienrabatt.
Kennen Sie das?
Dieselben Daten in fünf Listen
Mitgliederliste in Excel, Termine in einer App, Absprachen im Gruppenchat, Beiträge in der Banksoftware – jede Änderung muss an mehreren Stellen nachgezogen werden.
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Die neue Adresse kommt nur halb an
Ein Mitglied zieht um. In der Excel-Liste steht die neue Anschrift, in der Liste der Kasse die alte – und die Einladung zur Versammlung geht an die falsche.
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Wer ist eigentlich in welcher Gruppe?
Die Leitung führt ihre eigene Liste, die Geschäftsstelle eine andere. Bei jedem Neuzugang fragt jemand nach, wer ihn wo einträgt.
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Der Familienrabatt von Hand
Drei Kinder in zwei Abteilungen: Welcher Beitrag gilt, und ist der Rabatt schon abgezogen? Das steht in keiner der Listen.
Warum das wehtut
Es kostet mehr als nur Zeit.
Im Ehrenamt ist jede Stunde, die in Listen und Nachfragen geht, eine Stunde weniger für den Verein.
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Zeit
Jede Änderung mehrfach
Was an einer Stelle geändert wird, muss an allen anderen nachgezogen werden – meist von denselben wenigen Ehrenamtlichen.
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Fehler
Listen widersprechen sich
Welcher Stand stimmt, weiß am Ende niemand sicher. Beiträge, Einladungen und Zuständigkeiten hängen am falschen.
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Ehrenamt
Wissen in Köpfen
Wer die Listen pflegt, wird unersetzlich – und gibt das Amt irgendwann erschöpft ab.
Vorher – nachher
Von „Dieselben Daten in fünf Listen“ zu „Ein Datenstand für alles“
Heute
- Mitgliederliste in Excel
- Gruppenlisten bei den Leitungen
- Termine in einer eigenen App
- Beiträge in der Banksoftware
Mit Vereinsmanager
- Mitgliedsakte mit Familie, Sorgeberechtigten und Zahlungspflichtigen
- Abteilungen und Gruppen in einer Struktur
- Termine mit Zu- und Absage in der Vereins-App
- Beitragslauf aus der Beitragsordnung
Wer einer Abteilung beitritt, bekommt den passenden Beitrag samt Familienrabatt und steht in der Liste seiner Gruppe – ohne dass es jemand ein zweites Mal einträgt.
So funktioniert es
So lösen Sie das mit Vereinsmanager
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Einmal übernehmen
Ihre bisherige Liste kommt per Import mit Vorschau herein – Dubletten und Fehler sehen Sie vor dem Speichern, und 24 Stunden lang lässt sich der Import zurücknehmen.
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Struktur und Beitrag verbinden
Abteilungen, Gruppen und Mitgliedschaftsarten legen Sie einmal an. Die Beiträge ergeben sich aus Mitgliedschaft, Abteilung und Familie.
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Überall derselbe Stand
Eine Änderung in der Akte gilt sofort in Gruppenliste, Beitragslauf, Vereins-App und Auswertung. Adresse und Telefon ändern Mitglieder auf Wunsch selbst in der App.
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Neue kommen von selbst dazu
Der Aufnahmeantrag kommt online herein, Mitgliedsnummern vergibt die Plattform ohne Doppelte – auf Wunsch mit eigenem Nummernkreis je Abteilung.
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Struktur
Abteilungen und Gruppen an einem Ort
Die Struktur, an der Termine, Beiträge und Zuständigkeiten hängen.
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Beitragsordnung
Der Beitrag folgt der Mitgliedschaft
Mitgliedschaftsarten mit Beiträgen – kein zweites Eintragen in der Kasse.
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Mitgliedsakte
Alles zu einer Person an einer Stelle
Stammdaten, Mitgliedschaft, Gruppen, Familie und Einwilligungen – einmal gepflegt.
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Umstieg
Die alte Liste übernehmen
Import mit Probelauf: Doppelte und Fehler sehen Sie, bevor etwas gespeichert wird.
Die Funktionen dahinter
Diese Bereiche tragen die Lösung
Jeder Bereich mit seinem Paket – was Ihr Verein nicht braucht, schalten Sie ab.
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Mitglieder & Struktur
Mitgliedsakte mit Familie, Abteilungen und Gruppen, Ämter mit Übergabe, Rechte je Bereich und der digitale Mitgliedsausweis.
Basis
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Beiträge & Finanzen
Beitragsordnung, SEPA-Lauf, Spenden, Online-Zahlung, Pauschalen und der Weg ins Steuerbüro.
Basis · Im Grundpreis
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Vereins-App
Die Web-App für Mitglieder, Eltern und Leitungen – ohne Passwort, ohne App-Store, mit Fotoalben.
Basis
Für wen
Wem das im Verein hilft
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Vorstand
Der aktuelle Stand auf einen Blick.
Cockpit mit Kennzahlen, fertige Berichte als Abo, Ämter mit Übergabe und ein interner Austausch für den Vorstand.
Mehr für Vorstand -
Kasse
Den Beitragslauf prüfen statt abtippen.
Vorschau mit Summe und Auffälligkeiten, Vorabankündigung per E-Mail, SEPA-Datei für die Bank, Spenden und Export fürs Steuerbüro.
Mehr für Kasse -
Abteilungsleitung
Eine Liste, die stimmt.
Mitglieder, Gruppen und Termine der eigenen Abteilung – mit Rechten nur für diesen Ausschnitt und Berichten je Gruppe.
Mehr für Abteilungsleitung
Häufige Fragen
Fragen zu „Ein Datenstand für alles“
Was passiert mit unseren bisherigen Listen?
Sie laden sie als CSV-Datei hoch – aus Excel oder als Export Ihres bisherigen Programms. Ihre Dateien bleiben, wie sie sind; der Import liest sie nur.
Wie erkennt Vereinsmanager doppelte Personen?
Gleicher Name und Geburtsdatum – bei bekannter Postleitzahl auch die – im Bestand oder weiter oben in derselben Datei. Die Vorschau zeigt solche Treffer, bevor etwas gespeichert wird.
Können Mitglieder ihre Daten selbst ändern?
Ja. In der Vereins-App ändern Mitglieder Adresse und Telefon selbst; für Kinder tun das Eltern mit dem passenden Recht. Bei Jugendlichen mit eigenem Zugang wird eine Änderung ein Vorschlag, den die Eltern bestätigen.
Brauchen wir dann noch Excel?
Für die Mitgliederverwaltung nicht. Listen exportieren Sie bei Bedarf als CSV, und alle Daten des Vereins gibt es jederzeit als vollständigen Export.
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