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Modul · Mitglieder & Struktur

Jedes Mitglied einmal – mit Familie, Beitrag und Gruppe.

Mitgliedsakte mit Familie, Abteilungen und Gruppen, Ämter mit Übergabe, Rechte je Bereich und der digitale Mitgliedsausweis.

Die Mitgliedsakte ist der eine Datenstand, auf dem alles aufbaut: Beitragslauf, Termine, Vereins-App und Ausweis lesen von hier. Wer umzieht, heiratet oder die Gruppe wechselt, wird einmal geändert – und ist überall richtig.

60 Tage kostenlos testen Die Funktionen im Einzelnen
  • Familie, Sorgeberechtigte und Zahlungspflichtige getrennt
  • Rechte nur für den eigenen Ausschnitt
  • Import mit Vorschau, 24 Stunden rückgängig
Eine Gruppe Freundinnen und Freunde lacht und feiert gemeinsam im Freien
Mitgliederliste mit Kennzahlen, Filtern und Tabelle

Das kennen Sie

Drei Listen, drei Stände

So sieht es in vielen Vereinen heute aus – und so ändert es sich mit Vereinsmanager.

Heute

  • Die Mitgliederliste liegt als Excel-Datei auf einem privaten Rechner.
  • Eltern, Kinder und Zahlende stehen durcheinander in einer Zeile.
  • Bei jedem Vorstandswechsel fehlen Unterlagen und Zugänge.
  • Mitgliedsausweise werden gedruckt, laminiert und vergessen.

Mit Vereinsmanager

  • Eine Mitgliedsakte für alle, die sie brauchen – mit Rechten je Bereich.
  • Familie, Sorgeberechtigte und Zahlungspflichtige getrennt und doch verbunden.
  • Ämter mit Amtszeit und Übergabe-Assistent – der Ordner des Amts geht mit.
  • Der Ausweis steckt mit QR-Code in der Vereins-App – je Vereinsjahr neu, ohne Druck.

Ein Mitglied wird einmal angelegt und steht danach in seiner Gruppe, im Beitragslauf und in der Vereins-App.

So löst Vereinsmanager das

Eine Akte, eine Struktur, klare Rechte

Von der Aufnahme bis zum Austritt: alles zu einer Person an einer Stelle – und jede Rolle sieht nur, was sie braucht.

  • Mitgliedsakte einer Person mit Stammdaten, Mitgliedschaft, Gruppen und Familie

    Mitglieder und Struktur

    Die Mitgliedsakte

    Familie, Sorgeberechtigte, Zahlungspflichtige, Mobilnummer, Qualifikationen mit Ablaufdatum und der Schriftverkehr je Person – mit Profilbild, wenn die Person einverstanden ist.

    Basis

  • Abteilungen und Gruppen des Vereins in der Verwaltung

    Mitglieder und Struktur

    Abteilungen und Gruppen

    Eine Struktur für den ganzen Verein, mit Besetzung und Leitungen je Gruppe; Mitgliedsnummern ohne Doppelte, auf Wunsch je Abteilung.

    Basis

  • Einwilligungen einer Person, etwa für Fotos, je Kanal mit Datum

    Mitglieder und Struktur

    Einwilligungen je Kanal

    Ob Fotos im Verein, auf der Website oder in sozialen Medien erscheinen dürfen, steht je Person mit Datum fest – widerrufbar.

    Basis

  • Ämter und Übergaben mit Amtszeiten, Personen und einer laufenden Übergabe

    Ämter

    Ämter mit Übergabe

    Vorgeschlagene Ämter je Vereinsart und eigene Ämter; bei der Übergabe geht der Ordner des Amts mit, eine zweite Person gibt frei.

    Basis

  • Zugänge der Verwaltung mit Personas und Rechten je Bereich und Umfang

    Rechte und Rollen

    Rechte je Bereich

    Kasse, Presse oder Abteilungsleitung bekommen genau ihren Bereich – in drei Stufen und auf Wunsch nur für eine Abteilung oder Gruppe.

    Basis

  • Vereins-App auf dem Handy: digitaler Mitgliedsausweis mit QR-Code und Gültigkeit

    Mitgliedsausweis

    Mitgliedsausweis

    Der Verein schaltet den Ausweis selbst ein; er erscheint mit QR-Code in der Vereins-App, Eltern sehen die Ausweise ihrer Kinder.

    Basis · abschaltbar

Basis

Die Funktionen im Einzelnen

4 Funktionen gehören zu diesem Bereich – jede mit dem Paket, in dem sie steckt.

Mitglieder und Struktur Basis

Jedes Mitglied einmal – mit Familie, Beitrag und Gruppe.

Mitgliedsakte mit Familie, Sorgeberechtigten, Zahlungspflichtigen, Mobilnummer, Qualifikationen mit Ablaufdatum und dem Schriftverkehr je Person; Mitgliedsnummern ohne Doppelte, Abteilungen, Gruppen, Termine und Serien.

  • Mitgliedsakte Familie, Sorgeberechtigte und Zahlungspflichtige getrennt und doch verbunden; Qualifikationen mit Ablaufdatum, Schriftverkehr je Person.
  • Mitgliedsnummern Ohne Doppelte, nach eigenem Muster, auf Wunsch mit eigenem Nummernkreis je Abteilung.
  • Abteilungen und Gruppen Eine Struktur für den ganzen Verein, mit Besetzung und Leitungen je Gruppe.
  • Termine und Serien Regelmäßige Übungstermine als Serie; Termine bearbeiten, verlegen, absagen oder löschen – auf Wunsch mit Nachricht an alle Betroffenen.
  • Termine gegliedert Termine nach Tag oder nach Gruppe gliedern, Termine für eine ganze Abteilung anlegen und nach Zeitraum filtern.
  • Profilbild Ein Bild je Mitglied in Akte und Listen – für Leitungen nur mit Einwilligung der Person.

Ämter Basis

Ämterwechsel ohne Wissensverlust.

Vereinsämter mit Amtszeit und ein Übergabe-Assistent mit Zwei-Personen-Freigabe.

  • Ämter mit Amtszeit Vorgeschlagene Ämter je Vereinsart und eigene Ämter, die der Verein selbst anlegt.
  • Übergabe-Assistent Der Ordner des Amts geht mit, eine zweite Person gibt die Übergabe frei.

Rechte und Rollen Basis

Jede Person sieht, was sie für ihr Amt braucht.

Rechte je Bereich in drei Stufen, auf Wunsch nur für eine Abteilung oder Gruppe, mit Vorlagen etwa für Kasse, Presse oder Veranstaltungen.

  • Drei Stufen je Bereich Lesen, Bearbeiten und Einrichten – getrennt für Mitglieder, Finanzen, Termine, Kommunikation und die weiteren Bereiche.
  • Nur ein Ausschnitt Rechte auf eine Abteilung oder Gruppe begrenzen – die Abteilungsleitung sieht nur ihre Mitglieder und Termine.

Mitgliedsausweis Basis · abschaltbar

Der Ausweis ist immer dabei – im Handy.

Digitaler Mitgliedsausweis mit QR-Code je Vereinsjahr in der Vereins-App, auch ohne Netz – Eltern sehen die Ausweise ihrer Kinder. Mit Tickets und Einlass gilt er als freie Eintrittskarte für Veranstaltungen, gezählt gegen die Mitgliederplätze.

  • Ausweis in der Vereins-App Mit QR-Code, gültig je Vereinsjahr, vom Verein selbst eingeschaltet; die Verwaltung prüft einen Ausweis in Sekunden. Neu
  • Freier Eintritt Mit Tickets und Einlass öffnet der Ausweis die Veranstaltungen, gezählt gegen die Mitgliederplätze.
  • Im Wallet Mit dem Zusatzpaket Sponsoring & Tickets auch als Pass in Apple Wallet und Google Wallet.

So läuft es ab

Vom Import zur gepflegten Akte

  1. Mitglieder importieren

    Excel-Liste (als CSV) oder den Export der bisherigen Software hochladen, Spalten zuordnen, Probelauf mit Fehlerbericht – und 24 Stunden lang rückgängig.

  2. Struktur anlegen

    Abteilungen, Gruppen und Ämter anlegen, Leitungen zuordnen und Rechte je Bereich vergeben.

  3. Familien verbinden

    Sorgeberechtigte und Zahlungspflichtige an die Kinder hängen – daraus folgen Familienrabatt, Zugang der Eltern und Ausweise der Kinder.

  4. Neue Mitglieder online

    Der Aufnahmeantrag kommt online herein, die Verwaltung übernimmt ihn in die Akte.

Lösung im Alltag

Typische Sorgen – und die Antworten

Typische Herausforderungen im Verein, bei denen dieser Bereich hilft.

  • Heute

    Dieselben Daten in fünf Listen

    Mitgliederliste in Excel, Termine in einer App, Absprachen im Gruppenchat, Beiträge in der Banksoftware – jede Änderung muss an mehreren Stellen nachgezogen werden.

    Mit Vereinsmanager

    Ein Datenstand für alles

    Ein Mitglied wird einmal angelegt und steht danach in seiner Gruppe, im Beitragslauf und in der Vereins-App. Wer einer Abteilung beitritt, bekommt den passenden Beitrag samt Familienrabatt.

    So funktioniert es

  • Heute

    Das Wissen geht mit dem Amt

    Beim Vorstandswechsel liegen Unterlagen auf privaten Rechnern, Zugänge sind unklar, und vieles muss neu erfragt werden.

    Mit Vereinsmanager

    Übergabe mit Assistent

    Ämter mit Amtszeit, Dokumente im Ordner des Amts und Rechte je Bereich. Der Übergabe-Assistent gibt den Ordner an die Nachfolge weiter – freigegeben von einer zweiten Person.

    So funktioniert es

  • Heute

    Unsicherheit beim Datenschutz

    Mitgliederdaten in privaten Tabellen und Chatgruppen, Fotos von Kindern ohne klare Einwilligung, Auskunftsanfragen ohne Plan.

    Mit Vereinsmanager

    Datenschutz in der Architektur

    Die Daten liegen auf einem Server in Deutschland, getrennt je Verein. Kinder handeln über ihre Eltern, Einwilligungen für Fotos gelten je Kanal, die IBAN ist verschlüsselt, und jede Person kann ihre Datenauskunft selbst herunterladen.

    So funktioniert es

Für wen

Wer im Verein davon hat

  • Vorstand

    Der aktuelle Stand auf einen Blick.

    Ein Datenstand für den ganzen Verein, Ämter mit Übergabe und Rechte, die zum Amt passen.

    Mehr für Vorstand

  • Abteilungsleitung

    Eine Liste, die stimmt.

    Mitglieder und Gruppen der eigenen Abteilung – mit Rechten nur für diesen Ausschnitt.

    Mehr für Abteilungsleitung

  • Eltern

    Alle Kinder, alle Termine in einer Woche.

    Ein Zugang für alle Kinder, mit den Ausweisen der Kinder in der Vereins-App.

    Mehr für Eltern

Datenschutz

Was mit den Daten passiert

Datenschutz steckt in der Architektur: Daten auf einem Server in Deutschland, getrennt je Verein, ohne Werbung und Tracking.

  • Kinder handeln über ihre Eltern

    Für Kinder handeln die Eltern über eine heute gültige Sorgeberechtigung; einen eigenen Zugang für Kinder gibt es nur ab einem vom Verein gewählten Alter, eingerichtet von den Eltern.

  • Profilbild nur mit Einwilligung

    Leitungen sehen das Profilbild einer Person nur, wenn sie eingewilligt hat; öffentlich ist es nie.

  • IBAN verschlüsselt

    Bankdaten stehen nie im Klartext in der Datenbank und erscheinen nur maskiert; den Export der Bankdaten gibt es nur mit Zwei-Personen-Freigabe.

  • Jede Änderung im Protokoll

    Wer wann was geändert, exportiert oder freigegeben hat, steht im Protokoll des Vereins.

Paket und Preis

Im Preis je Verein

Sie zahlen nach Vereinsgröße – nicht je Zugang. Mitglieder, Übungsleitungen, Eltern und Helfer zahlen nie.

  • Mitglieder und Struktur Basis

    In der Basis – bei jedem Verein dabei.

  • Ämter Basis

    In der Basis – bei jedem Verein dabei.

  • Rechte und Rollen Basis

    In der Basis – bei jedem Verein dabei.

  • Mitgliedsausweis Basis · abschaltbar

    In der Basis – bei jedem Verein dabei; der Verein schaltet es selbst ein.

Einführungspreise Grundpreis ab 39 € netto im Monat (Bis 300 Mitglieder, bei jährlicher Zahlung) – darin stecken Basis und alle Pakete des Grundpreises.

Alle Pakete und Preise

Passt zu

Für jede Vereinsart

Dieser Bereich ist für jede Vereinsart vorgesehen – mit den Begriffen Ihres Vereins.

Verwandte Module

Passt gut dazu

  • Beiträge & Finanzen

    Beitragsordnung, SEPA-Lauf, Spenden, Online-Zahlung, Pauschalen und der Weg ins Steuerbüro.

    Basis · Im Grundpreis

  • Vereins-App

    Die Web-App für Mitglieder, Eltern und Leitungen – ohne Passwort, ohne App-Store, mit Fotoalben.

    Basis

  • Cockpit & Auswertungen

    Der Stand des Vereins auf einen Blick und fertige Berichte, auch als E-Mail-Abo.

    Basis

Ehrlich gesagt

Was noch folgt

Das gibt es heute noch nicht – wir sagen es lieber vorher.

  • Ausweis zum Ausdrucken

    Für Mitglieder ohne Vereins-App ist ein Ausweis als PDF im Scheckkartenformat vorgesehen. Heute gibt es den Ausweis in der Vereins-App und – mit dem Zusatzpaket Sponsoring & Tickets – im Wallet.

Häufige Fragen

Fragen zu Mitglieder & Struktur

Wie kommen unsere Mitglieder hinein?

Über den Import: Datei hochladen, Spalten zuordnen, Probelauf mit Fehlerbericht, dann übernehmen. Ein Import lässt sich 24 Stunden lang mit einem Klick rückgängig machen.

Können wir eigene Mitgliedsnummern behalten?

Ja. Mitgliedsnummern folgen einem eigenen Muster, doppelte Nummern gibt es nicht; auf Wunsch hat jede Abteilung ihren eigenen Nummernkreis.

Sieht jede Abteilungsleitung alle Mitglieder?

Nein. Rechte lassen sich auf eine Abteilung oder Gruppe begrenzen – dann sieht die Abteilungsleitung nur ihre Mitglieder und Termine.

Was passiert beim Vorstandswechsel?

Ämter haben eine Amtszeit. Der Übergabe-Assistent gibt den Ordner des Amts an die Nachfolge weiter; eine zweite Person gibt die Übergabe frei.

Müssen wir den Mitgliedsausweis nutzen?

Nein. Der Ausweis ist von Haus aus ausgeschaltet und wird vom Verein selbst eingeschaltet. Dann gilt er je Vereinsjahr und erscheint mit QR-Code in der Vereins-App.

Probieren Sie es mit Ihrem Verein aus.

60 Tage kostenlos, mit Ihren eigenen Daten und persönlicher Begleitung – keine Zahlungsdaten nötig.

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