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Kurzanleitung für Vorstand und Geschäftsstelle

Die Verwaltung läuft am Rechner im Browser. Das Cockpit zeigt nach dem Anmelden, was als Nächstes dran ist.

Einrichten

  1. Menü und EinstellungenDas Menü ist nach Aufgaben geordnet: Start, Mitglieder, Gruppen & Termine, Finanzen, Kommunikation, Veranstaltungen, Sponsoring, Vorstand und Design – dort liegt die tägliche Arbeit. Alles, was man einmal einrichtet und selten ändert, steht gesammelt unter „Einstellungen“: Vereinsdaten, Beitragsordnung, Ferien, Spielstätten und Preise, Sponsorenpakete, Zahlungsanbieter, Website einbinden, Benutzer und Rechte, Import, Export und Protokoll. Oben auf der Seite „Einstellungen“ findet die Suche jeden Punkt – etwa „IBAN“ oder „Tarif“; Enter öffnet den ersten Treffer. Von überall öffnet Strg+K (Mac: ⌘K) oder der Knopf „Suchen“ oben die Schnellsuche über alle Seiten und Einstellungen. Auf den Arbeitsseiten führt der Knopf „Einstellungen“ oben rechts direkt zu den passenden Einstellungen. Jeder sieht nur, was er darf.
  2. Checkliste im CockpitNeun Schritte vom Vereinsnamen bis zur Website – jeder mit Knopf dorthin, wo er erledigt wird. Erledigtes erkennt das System selbst.
  3. Mitglieder übernehmenUnter „Import“ eine Excel- oder CSV-Liste hochladen – auch den Export aus einem anderen Vereinsprogramm. Das System schlägt die Zuordnung der Spalten vor (Sicherheit hoch/mittel/niedrig), teilt „Name“ oder „PLZ Ort“ auf Wunsch auf und zeigt unter „Vereinheitlichen“, was sich ändern würde (vorher → nachher, je Regel abwählbar). Die Zuordnung lässt sich als Profil für den nächsten Import speichern. 24 Stunden lang lässt sich ein Import vollständig zurücknehmen. Optional helfen KI-Vorschläge bei ungewöhnlichen Spaltenüberschriften: nur wenn Sie auf der Import-Seite oder unter „Einstellungen“ → „KI beim Import“ zustimmen (Voreinstellung aus), nur für Spalten, die nicht sicher erkannt werden, und übertragen werden nur die Überschrift und Muster wie „Aa Aa“ oder „99.99.9999“ an Anthropic (USA) – keine Namen, Adressen, Geburtsdaten oder Bankverbindungen. Ein KI-Vorschlag ist höchstens „mittel“ und muss von Ihnen bestätigt werden.
  4. VereinslogoUnter „Einstellungen“ → „Vereinsdaten“ → „Logo“ ein PNG, JPEG oder SVG hochladen (höchstens 1 MB, am besten mindestens 600 Pixel breit) – es erscheint auf Urkunden, im Briefkopf, in Vertrags-PDFs und E-Rechnungen und auf den öffentlichen Seiten; zu einem SVG-Logo zusätzlich eine PNG-Fassung für den Druck hochladen, sonst steht in PDFs nur der Vereinsname.
  5. BeitragsordnungMitgliedschaftsarten mit Beitrag, Familienstaffel und Ermäßigungen mit Nachweis. Die Vorschau zeigt, was je Familie herauskommt.
  6. Anmeldung mit CodeUnter „Mein Konto“ den zweiten Faktor einschalten – Sie verwalten Mitglieder- und Kontodaten.
  7. Website verbindenUnter „Website einbinden“ den Code für Termine, Aufnahmeantrag oder Helferliste kopieren und in den Baukasten Ihrer Website einfügen.

Beiträge

  1. BeitragslaufVorschau ansehen, freigeben, die Einzugsdatei für die Bank (Dateiformat „pain.008“) herunterladen und im Online-Banking hochladen. Ein Storno braucht eine zweite Person.
  2. RücklastschriftenErfassen – das System schlägt vor, was zu tun ist (erneut einziehen, per Rechnung), und bündelt gleichartige Fälle.
  3. MahnwesenZahlungserinnerung und zwei Mahnstufen mit freundlichen Vorlagen. Eine Teilnahmesperre wirkt erst, wenn eine zweite Person sie freigibt.
  4. Online bezahlenUnter „Zahlungen“ das eigene Konto bei Stripe oder Mollie verbinden (Schlüssel eintragen, bei Stripe zusätzlich den Webhook), dann „Verbindung prüfen“. Kursgebühren per Überweisung, Beiträge ohne Mandat und Mahnungen bekommen danach einen Link „Jetzt online bezahlen“ – das Geld geht direkt an den Verein. Der Beitragseinzug bleibt beim Beitragslauf.
  5. PayPalUnter „Zahlungen“ → „PayPal“ das PayPal-Business-Konto des Vereins verbinden: im PayPal Developer Dashboard eine REST-App anlegen, Client-ID und Secret eintragen (verschlüsselt gespeichert), dort unter „Webhooks“ die angezeigte Adresse mit den genannten Ereignissen anlegen und die Webhook-ID eintragen, „Verbindung prüfen“, einschalten. Zum Ausprobieren erst mit „Sandbox“. PayPal geht allein oder zusätzlich zu Stripe/Mollie – dann wählt der Zahler an der Kasse. Erstattungen und Käuferschutzfälle meldet PayPal selbst; ein Käuferschutzfall wird wie eine Rücklastschrift behandelt.
  6. SpendenbescheinigungenZuwendungen erfassen, Einzel- oder Sammelbestätigung nach amtlichem Muster drucken. Fehlen Angaben zum Freistellungsbescheid, sagt das System, welche.
  7. Übungsleiter & EhrenamtJe Person eine Vereinbarung anlegen (Übungsleiter § 3 Nr. 26 EStG, Ehrenamt § 3 Nr. 26a EStG oder Aufwandsersatz; Satz je Einheit, je Stunde oder Monatspauschale; Gruppen werden aus der Zuordnung der Leitungen vorgeschlagen) und den Nachweis eintragen. Einmal im Jahr die Erklärung zum Freibetrag erfassen – ohne sie warnt das System. Die Abrechnung je Monat oder Quartal zählt die Einheiten aus der erfassten Anwesenheit (auch Vertretungen, keine abgesagten Termine), dazu Fahrtkosten und Auslagen mit Beleg-Notiz. Übersteigt die Jahressumme den Freibetrag, steht das deutlich dabei – dann mit der Lohnabrechnung klären. Nach der Freigabe: Auszahlungsliste als CSV oder zum Drucken (IBAN maskiert), überweisen, als ausgezahlt markieren – oder bequemer mit der Überweisungsdatei (siehe „Auszahlen per SEPA-Datei“).
  8. Auszahlen per SEPA-Datei (pain.001)Unter „Übungsleiter & Ehrenamt“ → „Auszahlen“ einen Auszahlungslauf anlegen: alle offenen Abrechnungen oder die einer Person, Ausführungsdatum (Vorschlag: nächster Bankarbeitstag). Die Vorschau zeigt Anzahl, Summe, Empfänger (= Kontoinhaber), maskierte IBAN und Verwendungszweck; bei Verzicht wird nur der Rest ausgezahlt, Aufwandsersatz, Fahrtkosten und Auslagen laufen mit. Fehlt eine Bankverbindung oder stimmt die Prüfziffer nicht, bleibt die Abrechnung offen und steht mit Grund unter „Nicht im Lauf“. Nach der Freigabe (mit Vier-Augen-Prinzip durch eine zweite Person) „Überweisungsdatei für die Bank (pain.001)“ herunterladen und im Online-Banking unter „Sammelüberweisung“ bzw. „SEPA-Datei hochladen“ einlesen, Anzahl und Summe vergleichen, mit TAN freigeben. Die Abrechnungen stehen dann auf „ausgezahlt“ zum Ausführungsdatum und erscheinen im Export. Je Lauf gibt es genau eine Datei; die Datei selbst speichert der Vereinsmanager nicht, nur ihre Prüfsumme im Protokoll. Etwas falsch? Vor dem Ausführungsdatum stornieren zwei Personen den Lauf – die Datei dann nicht einreichen bzw. den Auftrag im Online-Banking löschen; danach hilft nur ein Rückruf bei der Bank. Standardformat ist pain.001.001.09; die alte Fassung .03 nur, wenn Ihre Bank die neue nicht annimmt.
  9. Verzicht (Aufwandsspende)Verzichtet jemand auf eine freigegebene Vergütung, „Verzicht erfassen“ wählen: Das geht nur, wenn der Anspruch vorher eingeräumt war (Vertrag, Satzung oder Vorstandsbeschluss mit Datum an der Vereinbarung). Sie bestätigen, dass der Verein hätte zahlen können; ist der Verzicht nicht mehr zeitnah (Vorgabe drei Monate, bei regelmäßiger Tätigkeit ein Jahr – unter „Regeln“ einstellbar), warnt das System und Sie müssen bestätigen. Es entsteht eine Zuwendung „Verzicht auf Erstattung von Aufwendungen“ für die nächste Spendenbescheinigung. Kein Steuerrat – Fristen und Konten bitte mit dem Steuerbüro abstimmen.
  10. SteuerbüroUnter „Export“: Buchungen als CSV oder DATEV-Buchungsstapel. Die voreingestellten Konten bitte einmal mit Ihrem Steuerbüro abstimmen.
  11. SponsorenUnter „Sponsoren“ Firmen mit Ansprechperson, Anschrift und Logo anlegen, dazu Verträge mit Laufzeit, Kündigungsfrist, automatischer Verlängerung und Raten (einmalig, monatlich, quartalsweise, jährlich; netto plus Umsatzsteuer, Vorgabe 19 % – mit der Steuerberatung klären). Die Gegenleistungen des Vereins (Bande, Trikot, Logo auf der Website, Freikarten …) stehen am Vertrag, mit Fälligkeit und Nachweisfoto. Je Rate eine Rechnung: als Druckansicht mit fortlaufender Nummer (RE-Jahr-Nummer) oder direkt in lexoffice/sevdesk. Zahlungseingang von Hand markieren. Die Glocke erinnert an Kündigungsfristen (60 und 30 Tage vorher), Vertragsende, fällige Raten und Leistungen. Aktive Sponsoren mit der Leistung „Logo auf der Website“ zeigt das Widget „Sponsoren“ unter „Website einbinden“. Eine reine Spende ohne Gegenleistung gehört unter „Spenden“.
  12. E-Rechnung für SponsorenUnter „Sponsoren“ an jeder Rechnung mit eigener Nummer „E-Rechnung“ wählen: Das System prüft zuerst, ob alles da ist (z. B. Anschrift des Sponsors, Steuernummer, Kontakt-E-Mail, Telefon und IBAN des Vereins), und sagt, was fehlt. Dann die XRechnung (XML) oder ein ZUGFeRD-PDF herunterladen oder direkt per E-Mail an die Rechnungs-E-Mail des Sponsors senden; die Rechnung gilt danach als versendet. Rechnungs-E-Mail, Käuferreferenz (Leitweg-ID oder Bestellnummer) und das bevorzugte Format stehen beim Sponsor. Zu einer stornierten Rechnung gibt es einen Storno-Beleg. Rechnungen in lexoffice/sevdesk erzeugt das Programm selbst als E-Rechnung. Ab wann E-Rechnungen Pflicht sind, hängt nach aktuellem Stand vom Vorjahresumsatz ab – bitte mit der Steuerberatung prüfen.
  13. lexoffice und sevdeskUnter „Export“ → „Buchhaltungsprogramm“ den API-Schlüssel aus lexoffice (Lexware Office) oder sevdesk hinterlegen, Kategorien bzw. Konten zuordnen und nach der Vorschau übertragen: Beiträge je Lauf und Konto, Gebühren und Spenden je Tag – ohne Namen. Schon Übertragenes geht nicht doppelt hinaus; der Zahlungsstatus aus dem Programm lässt sich abrufen, ändert im Verein aber nichts.

Im laufenden Betrieb

  1. EinladenIn der Mitgliedsakte „Zugang zur App“ – für die Leitungen zuerst, damit Termine und Besetzungen stimmen, wenn die Eltern kommen.
  2. Briefe für alle ohne E-MailUnter „Briefe“: Beitragsbescheid mit Vorabankündigung, Einladung zur App mit QR-Code und Code zum Eintippen, freier Serienbrief. Druckansicht im Fensterumschlag-Format – mit „Drucken → Als PDF sichern“ wird ein PDF daraus.
  3. AnfragenFragen aus der App landen bei der zuständigen Person (Amt, Leitung, Vertretung). Unter „Anfragen“ sehen Sie alles, was noch offen ist.
  4. ÄnderungsanträgeÄndern Mitglieder Name, E-Mail oder Bankverbindung in der App, erscheint das unter „Änderungsanträge“ zur Freigabe.
  5. Vereinsjahr wechselnUnter „Gruppen & Struktur“ → „Vereinsjahr wechseln“ Ziel und Stichtag wählen. Der Assistent schlägt nach Jahrgang vor, wer wohin aufsteigt; die Leitungen bleiben, wo sie sind. Vorschau prüfen, einzelne Kinder umsetzen, ausführen – 24 Stunden lang rückgängig.
  6. Ferien & FeiertageUnter „Einstellungen“ → „Ferien & Feiertage“ die Schulferien als ICS-Datei des Kultusministeriums hochladen (Vorschau prüfen, übernehmen) oder von Hand eintragen; die Feiertage berechnet das System aus dem Bundesland unter „Einstellungen“ → „Vereinsdaten“. Je regelmäßigem Termin unter „Übungstermine & Termine“ legen Sie fest, ob er in den Ferien und an Feiertagen stattfindet – ausfallende Termine entstehen gar nicht erst, ohne Absage-Mail an alle.
  7. Ämter übergebenUnter „Ämter“ begleitet ein Assistent die Übergabe – mit Checkliste, Zwei-Personen-Freigabe und dem Amtsordner, der mitgeht.
  8. Verträge und UnterschriftenUnter „Verträge“ eine Vorlage anlegen – aus einem mitgelieferten Muster (Übungsleitervertrag, Freibetragserklärung, Ehrenamt, Aufwandsersatz und Verzicht, Sponsoring, Verhaltenskodex, Einverständnis Fahrt; vor Verwendung von Ihrer Beratung prüfen lassen) oder eigener Text mit Platzhaltern. Je Vorlage legen Sie fest, wer unterschreibt, in welcher Reihenfolge und wer für den Verein zeichnet (eine oder zwei Personen, nach Amt). Beim Versenden wird der Text eingefroren; Mitglieder unterschreiben in der App, Externe per Link mit Einmalcode, der Verein hier mit Anmeldung. Danach liegt das versiegelte PDF mit Prüfprotokoll unter „Dokumente“ → „Verträge“ und geht an alle Beteiligten; nach 3 und 7 Tagen wird erinnert, nach der Frist läuft der Vorgang ab. Das ist eine einfache elektronische Signatur – für gesetzliche Schriftform (z. B. befristete Arbeitsverträge) reicht sie nicht.
  9. Externe Unterschrift (QES oder Papier)Für Verträge mit Schriftform – etwa den befristeten Minijob-Vertrag (§ 14 Abs. 4 TzBfG, Muster „Befristeter Arbeitsvertrag (Minijob) für Übungsleiter“) – wählen Sie am Vorgang den Unterschriftsweg „Extern mit qualifizierter elektronischer Signatur“ oder „Papier“; eine Vorlage kann die Unterschrift im System sperren (Mindeststufe, mit Begründung). Beim Versenden entsteht ein PDF ohne Prüfprotokoll, mit Vorgangsnummer und Prüfwert auf jeder Seite. Beteiligte mit E-Mail-Adresse bekommen einen Link: Code anfordern, PDF herunterladen, mit einem QES-Dienst unterschreiben (z. B. sign-me mit dem Personalausweis, Skribble, Adobe Acrobat Sign oder ein anderer eIDAS-Vertrauensdienst) bzw. ausdrucken, unterschreiben und einscannen, dann hochladen. Für den Verein signiert die vertretungsberechtigte Person dieselbe Datei und lädt sie am Vorgang hoch. Das System prüft die Datei (PDF, keine Skripte, eingebettete Signaturen mit Unterzeichner, Aussteller und Integrität – ein Hinweis, keine Validierung) und zeigt grün, gelb, rot oder grau. Mit „Annehmen“ bestätigen Sie, dass alle unterschrieben haben (bei Papier: Original liegt vor); dann ist der Vertrag abgeschlossen, Original und Prüfbericht liegen unter „Dokumente“ → „Verträge“, die Beteiligten bekommen den Prüfbericht per Mail. Kündigungen eines Arbeitsverhältnisses nur auf Papier (§ 623 BGB).
  10. Verträge verknüpfenÜbungsleitervertrag, Ehrenamtsvereinbarung, Freibetragserklärung und Verzichtserklärung starten Sie direkt unter „Übungsleiter & Ehrenamt“, den Sponsorenvertrag am Sponsoringvertrag („digital unterschreiben lassen“) – der Entwurf ist mit Tätigkeit, Satz, Laufzeit, Betrag bzw. Sponsor vorausgefüllt. Nach der letzten Unterschrift übernimmt das System den Vertrag selbst: Vereinbarung oder Erklärung mit Nachweis „Vertrag“, Zuwendung aus Verzicht für die nächste Spendenbescheinigung, Sponsoringvertrag aktiv. Fehlt etwas (etwa das Häkchen „wirtschaftlich leistungsfähig“ oder die Zuordnung eines ohne Bezug angelegten Vertrags), meldet sich die Glocke; am Vertrag holen Sie es nach und klicken „Folgeschritt erneut ausführen“.
  11. Meldungen an den VerbandDie LSB-Bestandsmeldung zum 1. Januar entsteht unter „Export“ – als CSV und als Druckansicht.

Ehrungen

  1. EhrungsartenUnter „Ehrungen“ → „Ehrungsarten“ legt „Vorlagen anlegen“ die üblichen Arten an: Jubiläen 10, 25, 40, 50, 60 und 70 Jahre, Vereinsehrennadel Bronze/Silber/Gold (Silber setzt Bronze voraus), Trainerehrung, Meisterehrung, Sportler/in des Jahres, Ehrenmitglied, LSB-Ehrennadel. Eigene Arten mit Name, Kategorie (Verein oder Verband), Farbe, Stufe, einmalig oder wiederholbar und einem Kriterium: Mitgliedsdauer, Jahre in einer Abteilung, Jahre im Ehrenamt (bestimmte Ämter oder alle), Jahre als Leitung/Betreuer, Leistung (Art und Mindestebene) – oder nur manuell. „Ehrenmitglied → beitragsfrei“ ist nur ein Hinweis; den Beitrag ändern Sie über die Mitgliedschaftsart.
  2. StichtagUnter „Einstellungen & Übernahme“: Dauer-Ehrungen sind am Jahrestag fällig, zum 31.12. oder zum Tag der Jahreshauptversammlung. Unterbrechungen der Mitgliedschaft werden je Art zusammengerechnet oder nicht.
  3. Vorschläge„Fällig / Vorschläge“ zeigt für das gewählte Jahr, wer ein Kriterium erfüllt und die Ehrung noch nicht hat – mit Begründung („25 Jahre Mitglied am 14.03.2027“). Ausgetretene und archivierte Personen erscheinen nicht. Auswählen und „Vormerken“ für eine Veranstaltung, direkt „Als verliehen“ eintragen oder „Abgelehnt / verzichtet“ – dann wird die Person für diese Ehrung nicht wieder vorgeschlagen, die nächste Stufe schon.
  4. VeranstaltungUnter „Geplant“ je Veranstaltung: Ehrungsliste mit Laudatio-Stichworten und Bestellliste für Nadeln und Urkunden (Druck oder CSV), alle Urkunden als ein PDF, Serienbrief an die Geehrten (unter „Briefe“ als Empfänger „Geehrte einer Veranstaltung“) und „Alle verliehen“. Jede Urkunde auch einzeln, A4 quer oder hoch.
  5. Von Hand und nachträglich„Ehrung verleihen“ oben rechts – auch für frühere Jahre mit „historisch nachtragen“ (Datum in der Vergangenheit, auch für archivierte Personen). Einträge wie „Ehrung: 25 Jahre“ in den Zusatzfeldern der Mitgliedsakten findet „Zusatzfelder durchsuchen“: erst Vorschau, übernommen wird nur, was Sie bestätigen.
  6. LeistungenErfolge einzelner Personen oder ganzer Gruppen erfassen (Meisterschaft, Platzierung, Rekord, ehrenamtliche Sonderleistung; Ebene Verein bis International). Bei einem gemeinsamen Titel schlägt das System alle vor, die an dem Tag aufgestellt waren – einzeln abwählbar.
  7. Rückgängig und DatenschutzJede Ehrung lässt sich zurücknehmen; was es war, steht im Protokoll. Ehrungen stehen in der Mitgliedsakte, in der Auskunft nach Art. 15 DSGVO und im Vereinsexport. Wird eine Person gelöscht, gehen ihre Ehrungen mit; archivierte Personen behalten sie.
  8. Website-WidgetUnter „Website einbinden“ zeigt das Widget „Jubilare und Geehrte“ verliehene Ehrungen dieses Jahres, der letzten 12 Monate oder einer Veranstaltung (Liste oder Karten, „Vorname Nachname“ oder „Vorname N.“) – nur von Personen, die in die „Veröffentlichung von Ehrungen und Jubiläen“ eingewilligt haben, ohne Geburtsdatum und Alter.

Design und Markenkern

  1. Der Bereich „Design“Unter „Design“ im Menü liegen alle Vorlagen des Vereins. Die „Übersicht“ zeigt den Markenkern auf einen Blick und, die Vorlagen: Wallet-Pässe, E-Mails, Briefe & PDFs, öffentliche Seiten mit Landingpage und Widgets.
  2. MarkenkernUnter „Design“ → „Markenkern“ stehen Logo, Hauptfarbe, Akzentfarbe, die Schrift der öffentlichen Seiten, die Rücksendeangabe im Anschriftfeld und die Fußzeile der Briefe (Vorstand, Registereintrag, Steuernummer, freier Zusatz, Bankverbindung ja/nein). Das gilt überall: Briefkopf und Fußzeile, PDFs, Aufnahmeantrag, Kurse, Helfer, Tickets. Rechts zeigt eine Vorschau die Wirkung, „Beispielbrief ansehen“ öffnet einen ganzen Brief – immer mit Beispieldaten, nie mit echten Mitgliedern.
  3. Wallet-PässeUnter „Design“ → „Wallet-Pässe“ gestalten Sie Dauerkarte, Einzelticket und Mitgliedsausweis für Apple und Google Wallet: Farben, Text neben dem Logo, Titel und Platz jedes Felds und die Mitteilung auf dem Sperrbildschirm, wenn sich ein Wert ändert (etwa das nächste Heimspiel). Die Vorschau zeigt Beispieldaten; „Beispielpass fürs iPhone“ lädt einen echten Pass zum Ausprobieren. Jede gespeicherte Änderung ist eine neue Version. Die Zugangsdaten zu Apple und Google hinterlegt die Plattform-Administration einmal für alle Vereine.
  4. Schrift & KopfbilderUnter „Design“ → „Schrift & Kopfbilder“ wählen Sie die Textschrift und die Schrift der Überschriften (freie Schriften, die auf unserem Server liegen – kein Google Fonts), die Grundgröße und wie kräftig Überschriften wirken. Dazu ein Kopfbild für die öffentlichen Seiten (Aufnahmeantrag, Kurse, Tickets …): Bild aus der Mediathek wählen, ins Bild klicken, um den wichtigsten Punkt festzulegen, Höhe und Abdunkeln einstellen. Ein Banner aus der Mediathek erscheint oben in jeder Mail des Vereins. Die Vorschau zeigt alles mit den echten Schriften.
  5. BilderUnter „Design“ → „Bilder“ liegt die Bildsammlung des Vereins – für Kopfbilder, Mail-Banner und Bilder auf den Seiten. Ziehen Sie Bilder in das Feld oder wählen Sie sie aus; der Browser verkleinert sie vorher auf höchstens 2560 Pixel und entfernt dabei Ortsdaten und Kameradaten. Zu jedem Bild gehört ein Alternativtext: ein Satz, was zu sehen ist – Vorlese-Programme lesen ihn vor. Ordner und Schlagworte helfen beim Wiederfinden. Ein Bild, das irgendwo verwendet wird, lässt sich nicht löschen; öffentlich abrufbar ist nur, was verwendet wird.
  6. FotoalbenUnter „Kommunikation“ → „Fotoalben“ legen Sie Alben an – etwa vom Spieltag oder Sommerfest – und ziehen die Fotos hinein; der Browser verkleinert sie und entfernt Ortsdaten. Ein neues Album ist zuerst ein Entwurf. Legen Sie fest, wer es sehen darf (ganzer Verein, Abteilungen, Gruppen, Kurse oder Ämter), und geben Sie es frei: Dann erscheint es in der Vereins-App unter „Fotos“, auch für die Eltern der Kinder. Wer auf einem Foto nicht erscheinen möchte, tippt in der App auf „Entfernen lassen“ – das Foto ist sofort ausgeblendet, und Sie entscheiden, ob es gelöscht oder wieder gezeigt wird. Herunterladen lässt sich je Album erlauben oder sperren. Leitungen und Kursleitungen können in der Vereins-App unter „Fotos“ selbst Alben für ihre Gruppen und Kurse anlegen, Fotos vom Handy hochladen und freigeben; Sie sehen diese Alben hier ebenfalls und können sie jederzeit ändern oder löschen. Unter „Teilen“ laden Sie alle Fotos als ZIP herunter oder erzeugen einen geheimen Link – etwa für die Presse oder den Gastverein: Er zeigt das Album ohne Anmeldung, läuft nach der gewählten Zeit ab und lässt sich jederzeit widerrufen. Der Link erscheint nur einmal; kopieren Sie ihn gleich. Unter „Auf der Website zeigen“ schalten Sie ein freigegebenes Album für das Website-Widget „Fotoalben“ frei (einbinden unter „Website“) – nur mit der Bestätigung, dass alle erkennbaren Personen in „Fotos auf der Website“ eingewilligt haben; bei Kindern die Sorgeberechtigten. Schalten Sie „Mitglieder dürfen Fotos beitragen“ ein, können alle, die das Album sehen, in der App eigene Fotos einreichen; sie erscheinen erst, wenn Sie sie annehmen (bei Alben aus der App auch die Leitungen).
  7. E-MailsUnter „Design“ → „E-Mails“ stehen alle Mails, die der Vereinsmanager verschickt – etwa die Tickets nach dem Kauf, die Bitte um Überweisung oder die Rechnung an einen Sponsor. Je Mail ändern Sie Betreff und Text; Werte wie {veranstaltung} oder {link} setzt das System ein (ein Klick auf den Platzhalter fügt ihn ein), mit {wenn …} … {ende} erscheint ein Abschnitt nur, wenn es den Wert gibt, und eine Zeile wie [Tickets ansehen]({link}) wird ein Knopf. Rechts sehen Sie die Mail mit Beispielwerten als HTML und als Text; „Testmail an mich“ schickt sie an Ihre eigene Adresse. Jede Mail geht mit Logo, Vereinsfarbe und Fußzeile aus dem Markenkern hinaus – plus einer reinen Textfassung. „Auf Standard zurücksetzen“ verwirft Ihre Fassung.
  8. Zugang für DesignerWer nur gestalten soll, braucht keine Verwaltungsrolle: ein Konto mit der Rolle „Benutzer“ und unter „Bereichsrechte“ den Bereich „Design“ – „Lesen“ zum Ansehen, „Verwalten“ auch zum Ändern von Markenkern und Logo. Ein Designer sieht keine Mitglieder-, Beitrags- oder Ticketdaten.
  9. Rechte nur für eine AbteilungEine Abteilungsleitung oder Jugendleitung soll nur ihre Gruppen pflegen? Unter „Benutzer & Rechte“ beim Recht „Sport“ (oder bei einer Persona) „nur für bestimmte Abteilungen/Gruppen“ wählen und die Abteilung oder einzelne Gruppen ankreuzen. Die Person sieht dann nur diese Gruppen, ihre Besetzungen, Leitungen und Termine – keine anderen Abteilungen, keine vereinsweiten Termine, keine Ferien, Räume oder Nachweise der Leitungen. Hat jemand im Amt „Abteilungsleitung“ eine Abteilung, schlägt „Ämter & Übergaben“ die Persona gleich mit dieser Abteilung vor. Auch „Mitglieder“ lässt sich so beschränken: Die Person sieht dann nur die Mitglieder ihrer Abteilungen und Gruppen, kann Kontaktdaten ändern, in die App einladen und Abteilungszugehörigkeiten pflegen – Beiträge, Mandate, Aufnahmen und Kündigungen bleiben bei der Geschäftsstelle. Ebenso „Kommunikation“: Ankündigungen und Umfragen gehen dann nur an die eigenen Abteilungen und Gruppen, nicht an den ganzen Verein.

Sponsoren managen

  1. Der Bereich „Sponsoren“Sponsoren haben eine eigene Gruppe im Menü: „Übersicht“ (Einnahmen, auslaufende Verträge, fällige Leistungen, offene Rechnungen, Ihre Wiedervorlagen, Checkliste zum Einrichten), „Sponsoren“ (Liste mit Suche nach Name, Branche und Tag, „nur meine“, dazu die Akte je Firma), „Wiedervorlagen“ und „Rechnungen“; Pakete & Werbeflächen und die Rechnungsangaben stehen unter „Einstellungen“ → „Sponsoring“.
  2. Ansprechpartner und KontakthistorieIn der Akte eines Sponsors stehen neben der Hauptansprechperson (für Rechnungen) weitere Ansprechpartner mit Rolle – Entscheider, Marketing, Buchhaltung. „Kontakt erfassen“ hält Anrufe, Treffen, E-Mails, Notizen und Aufgaben fest; mit einem Datum für die Wiedervorlage erscheint der Eintrag unter „Wiedervorlagen“ bei der zuständigen Person – oder beim Betreuer des Sponsors.
  3. AkquiseUnter „Akquise“ steht die Pipeline: jede Firma als Karte in ihrer Phase – Idee, Recherchiert, Kontaktiert, Gespräch, Angebot, Verhandlung, Gewonnen, Verloren. Karten ziehen oder anklicken, dort Potenzial, Wahrscheinlichkeit, nächsten Schritt mit Datum und Quelle pflegen. „Gewonnen“ macht die Firma zum aktiven Sponsor; „Verloren“ fragt nach dem Grund und legt auf Wunsch eine Wiedervorlage in zwölf Monaten an. Jeder Wechsel steht in der Kontakthistorie. Interessenten lassen sich auch aus einer CSV-Datei übernehmen – vorhandene Firmen werden erkannt.
  4. Sponsorensuche und TippsDie „Sponsorensuche“ durchsucht Ihren eigenen Bestand nach Branche, Ort/PLZ, Tag, Phase und Status und schlägt vor: ehemalige Sponsoren zum Reaktivieren und Branchen ohne aktiven Sponsor (die Liste pflegen Sie unter Akquise → Einstellungen). Externe Firmendaten werden nicht abgefragt. Schalten Sie „Tipps aus der Vereins-App annehmen“ ein, können Mitglieder im Profil einen „Sponsor-Tipp“ geben; Tipps landen unter „Akquise“ und werden mit einem Klick zum Interessenten.
  5. Pakete, Werbeflächen und AngeboteUnter „Pakete & Werbeflächen“ legen Sie Ihr Inventar an – Banden, Trikot, Stadionheft, Website, Social Media, Hospitality – mit Kapazität je Vereinsjahr (Bande 1, 20 Posts) und Listenpreis, dazu Pakete wie Gold/Silber/Bronze. Der Belegungsplan zeigt je Zeitraum, was belegt (Vertrag), reserviert (Angebot verschickt) und frei ist; mehr als die Kapazität lässt sich nicht vergeben. Unter „Angebote“ entsteht ein Angebot aus einem Paket (der Paketvorteil erscheint als Rabatt) oder frei; es geht als PDF mit Ihrem Logo und Ihrer Fußzeile per Mail an den Sponsor. „Angenommen“ legt den Vertrag mit Raten und Leistungen an, belegt die Flächen und setzt den Sponsor auf „gewonnen“ – unterschrieben wird danach im Vertragsmodul oder auf Papier.
  6. Leistungen und VerlängerungDer „Leistungskalender“ zeigt alle Leistungen laufender Verträge nach Fälligkeit – überfällig, nächste 30 Tage, später, über die ganze Laufzeit. Mit „Erbracht“ und einem Foto als Nachweis ist die Leistung erledigt. Unter „Verlängerung“ stehen die Verträge, deren Frist naht (Vorlauf einstellbar, Vorgabe 90 Tage): bei automatischer Verlängerung der letzte Tag für eine Kündigung, sonst das Ende. Der Betreuer bekommt dafür die Aufgabe „Verlängerung klären“. „Verlängerungsangebot“ legt ein Angebot an, das an den Vertrag anschließt und dessen Leistungen übernimmt; außerdem lassen sich Verträge automatisch verlängern, per Handschlag um 12 Monate verlängern oder als gekündigt vermerken.
  7. Newsletter und Infos an SponsorenUnter „Newsletter & Infos“ schreiben Sie Nachrichten an Ihre Sponsoren: „Info an Partner“ geht an aktive Sponsoren (Vertragspartner), der werbliche „Newsletter“ nur an Ansprechpartner, die ihn bestätigt haben. Eingeladen wird in der Akte des Sponsors („Zum Newsletter einladen“) – der Ansprechpartner bekommt einen Bestätigungslink und muss auf der Seite noch einmal ausdrücklich zustimmen (Double-Opt-In). Mit Platzhaltern {name} und {firma} wird jede Mail persönlich; eingrenzen lässt sich nach Stufe, Status, Rolle und Tag. Vor dem Senden zeigt „Empfänger“, wer sie bekäme, und „Test an mich“ schickt eine Probe. Jede Mail hat einen Abmeldelink; es wird nichts nachverfolgt.
  8. Partnerbereich für SponsorenSponsoren bekommen einen eigenen Partnerbereich unter /partner/<Ihr Verein>: In der Akte des Sponsors „Zugang schicken“ – die Mail enthält einen Anmeldelink (ohne Passwort, 7 Tage gültig; danach fordert der Sponsor einfach einen neuen an). Dort sieht er seine Verträge, erbrachte Leistungen mit Nachweisfotos, Rechnungen als PDF, Ihre Infos an Partner und Einladungen. Er kann sein Logo aktualisieren und Änderungen melden – die landen als Aufgabe beim Betreuer, übernommen wird nichts automatisch. Ein Widerruf wirkt sofort.
  9. Freikarten im PartnerbereichSteht im Vertrag eine Leistung „Freikarten“ mit einer Anzahl je Heimspiel, ruft der Sponsor seine Tickets im Partnerbereich selbst ab: Spiel und Bereich wählen, Anzahl bis zum vereinbarten Kontingent – die Tickets entstehen im Ticketing (0 €, aus dem Ehrenkarten-Kontingent, wenn das Spiel eines hat) und kommen per Mail mit PDF. Sie zählen wie jedes Ticket gegen die Kapazität und stehen in den Bestellungen des Spiels.
  10. Veranstaltungen und EinladungenUnter „Veranstaltungen“ legen Sie Sponsorenabend, VIP-Empfang und Co. an – mit Plätzen je Partner, Antwortfrist und Einladungskreis nach Stufe. „Einladen“ schickt jedem passenden aktiven Sponsor eine Mail mit Link in den Partnerbereich; dort sagt er mit einem Klick zu oder ab und nennt seine Gäste. Die Gästeliste sehen Sie auf der Seite und als CSV.
  11. Auswertung und PartnerschaftsberichtDie „Auswertung“ zeigt je Jahr die Einnahmen (vertraglich, berechnet, bezahlt), die Verteilung nach Stufe, Branche und Gruppe, den Forecast der Pipeline (gewichtet nach Phase), die Verlängerungsquote, wie viele fällige Leistungen erbracht sind und wie stark die Werbeflächen ausgelastet sind – dazu eine CSV. „Bericht“ erstellt je Sponsor den Partnerschaftsbericht als PDF: Leistungen mit Nachweisfotos, Heimspiele und Zuschauer aus dem Einlass. Sponsoren mit Zugang rufen ihn im Partnerbereich selbst ab.
  12. Betreuer, Branche, TagsJeder Sponsor bekommt einen Betreuer im Verein (Verwaltung oder Konto mit Bereichsrecht „Sponsoren“), eine Branche und Tags zum Filtern. Ansprechpartner sind Daten Dritter – bitte nur, was für die Zusammenarbeit nötig ist.

Tickets für Veranstaltungen

  1. Der Bereich „Tickets“Tickets haben eine eigene Gruppe im Menü: „Übersicht“ (nächste Veranstaltungen mit Verkaufsstand je Bereich, Einnahmen, offene Überweisungen, Vorgänge zum Klären, Einlass-Geräte, Schnellaktionen und – solange etwas fehlt – eine Einrichtungs-Checkliste), „Veranstaltungen & Verkauf“, „Bestellungen“, „Überweisungen & Kontoauszug“, „Tickets ausstellen“, „Einlass“ und „Auswertung“; Spielstätten, Preise & Vorlagen und die Ticket-Einstellungen stehen unter „Einstellungen“ → „Tickets“. Alte Lesezeichen auf die frühere Seite führen zur Übersicht.
  2. EinrichtenUnter „Tickets“ → „Spielstätten“ zuerst die Spielstätte mit Bereichen (Stehplatz-Kontingent mit Kapazität, barrierefreie Plätze mit Begleitplatz als eigener Bereich) und Eingängen anlegen. Dann unter „Preise & Vorlagen“ je Gruppe eine Vorlage: Tarife mit Endpreis (Erwachsene, ermäßigt mit Nachweis, Kind, Mitglied, Schwerbehindert mit Begleitperson B für 0 €, Familie), Verkaufsstart in Tagen vor dem Termin, Verkaufsende, Einlass, Personalisierung (Vorgabe aus) und Mitglieder-Vorkauf.
  3. VerkaufenUnter „Veranstaltungen & Verkauf“ (Filter nach Gruppe, Vereinsjahr und Status) beim Termin „Ticketverkauf einrichten“ – das übernimmt die Vorlage. Je Termin lassen sich Kategorie (A/B/C mit Zuschlag), Kontingente je Bereich (freier Verkauf, Mitglieder-Vorkauf, Gäste, Frei- und Ehrenkarten) und Zeiten anpassen. „Verkauf starten“ geht nur mit eingerichtetem Zahlungsanbieter; die Gebühr trägt der Verein, der Preis ist der Endpreis. Käufer reservieren 10 Minuten, bezahlen beim Anbieter und bekommen die Tickets als PDF per Mail. Mitglieder kaufen in der App zum Mitgliederpreis.
  4. GeschäftsstelleUnter „Tickets ausstellen“ Freikarten, Ehrenkarten oder Verkauf gegen bar bzw. Rechnung: das ist nur ein Vermerk mit Notiz, kein Kassenbuch und keine Tageskasse. Sammeldruck mit einem oder vier Tickets je Seite.
  5. BestellungenUnter „Bestellungen“ suchen Sie nach Bestellnummer, Verwendungszweck (TK-…), E-Mail-Adresse, Ticket-Code (mit oder ohne Bindestrich) oder – bei personalisierten Tickets – dem Namen; dazu Filter nach Termin, Status und Zahlweg. Die Bestellung zeigt Tickets, Zahlung und Verlauf. Dort: Mail erneut senden, drucken, bei Überweisung „Zahlung eingegangen“ und „Ticket ersetzen“ für verlorene oder weitergegebene Tickets (der alte Code gilt sofort nicht mehr, das Ticket bekommt einen neuen und geht erneut per Mail).
  6. ErstattenErstattet wird im Konto des Zahlungsanbieters; danach unter „Bestellungen“ die Bestellung (oder ein einzelnes Ticket) „als erstattet markieren“ – die Tickets sind sofort ungültig. Erstattungen, die der Anbieter meldet, übernimmt das System selbst.
  7. DauerkartenUnter „Tickets“ → „Dauerkarten“ ein Angebot je Vereinsjahr anlegen: Gruppen, Spielstätte, Bereiche mit Kontingent, Tarife mit Preis je Vereinsjahr, Verkaufszeitraum und auf Wunsch Vorkaufsrecht für bisherige Inhaber. Eine Dauerkarte hat einen QR-Code für den ganzen Zeitraum, am Einlass je Spiel einmal gültig. Inhaber geben sie über den Link aus der Kaufmail für ein Spiel an jemand anderen weiter; bei Verlust stellen Sie einen Ersatz aus – der alte Code gilt dann nicht mehr.
  8. Überweisung (Vorkasse)Unter „Preise & Vorlagen“ je Vorlage bzw. am Termin einschalten (Übersicht unter „Überweisungen & Kontoauszug“) (Vorgabe aus): Zahlungsfrist in Tagen (Vorgabe 5), spätestens so viele Tage vor Beginn (Vorgabe 3) – danach gibt es im Shop nur noch Online-Zahlung. Käufer bekommen Bankverbindung, einen Verwendungszweck wie „TK-7F3K-9Q“ und einen GiroCode; die Plätze bleiben bis zur Frist reserviert, die Tickets kommen erst nach dem Zahlungseingang. Einen Tag vor Fristende erinnert das System einmal, danach verfällt die Reservierung. Voraussetzung: die IBAN des Vereins unter „Einstellungen“ → „Bankverbindung und Lastschrift“.
  9. Zahlungseingang und KontoauszugEingänge tragen Sie bei der Bestellung ein („Zahlung eingegangen“ mit Datum und Betrag) – oder laden den Kontoauszug aus dem Online-Banking als CAMT.053 (XML) oder CSV hoch (bei CSV die Spalten zuordnen). Zugeordnet wird nur bei eindeutigem Verwendungszweck und passendem Betrag; Abweichungen, Tippfehler, doppelte oder verspätete Zahlungen stehen als „unklar“ bzw. „zu klären“ da – erstatten Sie dann von Hand oder stellen Sie trotzdem aus, wenn noch Plätze frei sind. Die Datei wird nicht gespeichert.
  10. EinlassUnter „Tickets“ → „Einlass“ je Ordner-Handy einen Einladungslink erzeugen (nur für freigegebene Termine, jederzeit widerrufbar). Die Anleitung für Ordner steht unter /hilfe/einlass. Die Live-Zählung zeigt verkauft, eingelassen und aktuell drin – je Eingang und Bereich. Die Seite zeigt keine Bestellungen und keine Käuferdaten.
  11. AuswertungUnter „Auswertung“ Verkäufe je Tarif, Bereich, Kanal und Zahlweg, Einnahmen, Freikarten und Scans gegen verkauft – für einen Zeitraum (etwa einen Tag) oder je Vereinsjahr, auch als CSV.
  12. Verlegung und AbsageWird der Termin unter „Termine“ verlegt, bleiben die Tickets gültig und die Käufer bekommen eine Nachricht. Bei einer Absage stoppt der Verkauf; Sie entscheiden am Termin unter „Veranstaltungen & Verkauf“: erstatten oder gilt für den Nachholtermin (mit neuem Termin ziehen die Tickets dorthin um).
  13. Zugänge nach Aufgabe (Personas)Wer nur einen Teil der Verwaltung braucht, bekommt keine Verwaltungsrolle, sondern ein Konto mit der Rolle „Benutzer“ und unter „Einstellungen“ → „Zugänge und Personas“ eine oder mehrere Personas – etwa „Kassenwart/in“, „Geschäftsstelle“, „Sportliche Leitung“, „Ticketing“ oder „Designer“ (anpassbar, auch eigene) – oder einzelne Bereiche: etwa „Finanzen & Beiträge“ für die Kasse, „Mitglieder“ für die Geschäftsstelle, „Sport & Spielbetrieb“ für die sportliche Leitung, „Kommunikation“ für die Presse, „Ticketverkauf“ oder nur „Einlass“ für den Spieltag. Je Bereich gibt es drei Stufen: „Lesen“ (ansehen), „Bearbeiten“ (die tägliche Arbeit) und – wo es Einstellungen gibt – „Einrichten“ (zusätzlich die Einstellungen des Bereichs, etwa Beitragsordnung oder Spielstätten). „Vorschau“ zeigt, was die Person im Menü sieht; unter „Ämter & Übergaben“ schlägt der Vereinsmanager die passende Persona vor, wenn ein Amtsinhaber ein Konto hat. Das Menü zeigt nur, was erlaubt ist. Benutzer und Rechte, Export und Import, Bankverbindung und Zahlungsanbieter bleiben immer der Verwaltung vorbehalten. Ein Entzug gilt sofort.
  14. BuchhaltungTicketerlöse stehen nach Zahlungseingang im DATEV-Export auf dem Konto „Ticketerlöse“ (Vorschlag – mit dem Steuerbüro prüfen, Zweckbetrieb § 67a AO), den Steuersatz stellen Sie unter „Tickets“ → „Einstellungen“ ein – dort stehen auch Shop-Link, QR-Code und Widget-Code und welche Zahlungswege aktiv sind.

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